Entenda como manter a contabilidade da sua empresa organizada e saiba quais documentos contábeis devem ser enviados mensalmente para o escritório de contabilidade
Garantir a prosperidade financeira da empresa vai muito além de vender bem. O sucesso do negócio depende também de outros fatores como planejamento e organização, contábil e financeira.
O primeiro passo dessa organização, é manter as obrigações contábeis em dia, e para isso, é necessário o envio mensal de documentos para o seu contador.
Isso porque, muitos desses documentos contábeis fornecem informações da situação econômica e financeira da empresa e servem como base para declarações e prestação de contas a órgãos como a Receita Federal, por exemplo.
Manter esse compromisso e a organização do envio desses documentos contábeis evita irregularidades que possam prejudicar a sua empresa, como multas e sanções.
Mas quais são esses documentos? Vem com a gente que vamos te contar tudo: o que são os documentos contábeis e quais deles devem ser enviados para o escritório de contabilidade mensalmente.
Boa leitura!
O que são documentos contábeis?
Documentos contábeis possibilitam o registro e a escrituração de atividades de uma empresa e são feitos pelo departamento ou parceiro contábil da empresa.
Eles dizem respeito à movimentação financeira do negócio e servem de base para registros contábeis e também para o cálculo de obrigações principais e acessórias na rotina fiscal. Notas fiscais, recibo de pagamentos e de vendas, cópias de cheques, entre outros fazem parte da lista de documentos contábeis.
São documentos importantes, e portanto não podem ser rasurados, rasgados ou danificados. Caso isso ocorra, é necessário buscar a substituição do documento, e somente aí, partir para o arquivamento, que deve ser feito por ordem cronológica, de acordo com a data de emissão, dentro do mês e ano de registro.
Lembrando que os registros contábeis são feitos baseados nesses documentos, por isso é tão importante mantê-los íntegros e arquivados.
Quais documentos contábeis devo enviar para o escritório de contabilidade?
São diversos tipos de documentos que devem ser enviados mensalmente para o contador. Na verdade, o enquadramento da sua empresa é que vai dizer quais deles são ou não obrigatórios.
Um bom parceiro contábil pode te orientar na questão da obrigatoriedade dessas informações mensais. Abaixo descreveremos os principais deles, aqueles que realmente não podem faltar:
- Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição Sindical, outras Contribuições Sindicais.
- Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, GARE’s, etc.
- Todas as notas fiscais – de entrada e saída – e comprovantes de despesas e de receitas.
- Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Empréstimos e Desconto de Duplicatas.
- Recibos de pagamento: Salários, Pró-Labore, Férias, Vale Transporte e Atestados Médicos de Funcionários
- Notas Fiscais de serviços adquiridos.
- Arquivos Eletrônicos: Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.
- Recibos e Contratos: de locação, de honorários, despesas e contratos a pagar.
- Controle de Estoque.
- Movimentos e recibos de autônomos (RPA) e outros colaboradores.
Por que enviar a documentação todos os meses é importante?
Atuar de acordo com a legislação é um requisito básico para a segurança financeira de qualquer empresa.
Manter toda a documentação organizada e nas mãos da contabilidade evita riscos e prejuízos desnecessários para o negócio: multas, sanções e até perda de licenças.
Outro ponto – que já mencionamos anteriormente – é que essa documentação é utilizada como base para emissão de relatórios e documentos importantes para a análise do seu negócio. Possibilitando assim, ter em mãos um diagnóstico real e confiável do panorama financeiro da empresa.
Se você tem dificuldades em lidar com toda essa burocracia, e se perde na rotina de enviar documentos para a contabilidade, conte com a ajuda de um parceiro contábil de confiança. Ele pode te ajudar a buscar, com mais eficiência, as informações necessárias de acordo com o enquadramento da sua empresa.
Leia também: Saiba quais as principais obrigações tributárias, fiscais e contábeis de uma empresa
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