Saiba como reduzir de forma eficaz a incidência de erros na folha de pagamento da sua empresa e entenda o que é necessário para corrigir um pagamento feito em duplicidade para o colaborador

No mundo corporativo tem coisas que a gente não gosta nem de pensar que pode acontecer, tamanha a dor de cabeça para resolver o problema, principalmente quando se trata de finanças. E a possibilidade de cometer erros na folha de pagamento com certeza faz parte dessa lista tenebrosa.

Sabemos que fazer o pagamento dos funcionários requer paciência e muita atenção, isso porque o salário não é composto de somas e números exatos. São cálculos, acréscimos e descontos que formam o pagamento do colaborador. 

Sendo assim, mesmo com toda a inovação digital que chegou para ficar e facilitar cada vez mais a nossa vida, seja na empresa ou fora dela, o RH ainda trabalha com a força humana. E geralmente, no período de fechamento da folha, o setor fica sobrecarregado com tanta informação para apurar, e assim, passível de erros. 

Apesar de toda a correria e pressão cair sobre o RH, saiba que há diferentes razões pelas quais o pagamento em duplicidade pode acontecer, mas independente de como ocorra, essa situação sempre gerará algum trabalho para resolver.

Além de ficar sem o valor referente ao pagamento em duplicidade no caixa, a empresa ainda seguirá com todo o transtorno de negociar o reembolso com o colaborador, visto que, não é somente efetuar o desconto do valor total do salário seguinte do funcionário. Há, inclusive, legislação envolvida. 

Já passou por uma situação parecida? Pensando nisso, preparamos esse material para te ajudar a entender como podem ocorrer os erros na folha de pagamento, e quais os procedimentos e cuidados para reaver o valor junto ao colaborador. Boa leitura! 

O que é um pagamento em duplicidade?

O conceito de pagamento em duplicidade todos sabemos, que é quando uma quantia é paga em dobro, além do valor original. Seja uma conta, um boleto, um depósito, entre tantas outras possibilidades. 

Hoje falaremos especificamente de relações trabalhistas. Sobre erros na folha de pagamento de valores pagos em duplicidade diretamente ao colaborador, seja de salário, horas extras, benefícios, entre outros.

O que ocorre, nessa hipótese, é o recebimento indevido da parcela pelo trabalhador que já tinha recebido o que era seu em direito.

Como já falamos acima, não é somente internamente que a falha pode acontecer. Veja abaixo as diversas situações em que o pagamento em duplicidade pode ocorrer e o que fazer em cada uma delas:

1. Erro bancário

Quando a instituição bancária, que realiza a transferência de valores para os colaboradores, opera o mesmo pagamento em duplicidade. 

Nesse caso, é necessário entrar em contato com o banco, pois é ele quem deve resolver quanto aos valores. Tanto o estorno para a empresa, quanto reaver a devolução com o colaborador.

2. Pagamento em duplicidade de benefício para colaborador afastado

Aqui entram: vale refeição ou alimentação, vale transporte, ou qualquer outro benefício em dinheiro que a empresa disponibilize para colaboradores afastados por auxílio doença ou questões previdenciárias. 

Nesse caso, a responsabilidade de resolver é da empresa, que deverá entrar em contato com o colaborador, ajustando a devolução do valor quando seu retorno ao trabalho ocorrer. Pode-se então, considerar esse valor como um  “adiantamento”.

3. Pagamento em duplicidade do salário integral por falha interna

Aqui, é quando ocorre o pagamento do adiantamento ou do salário integral em dobro por erro interno da empresa.

Há diversas formas de resolver essa questão, a ideal seria a devolução do valor integral por parte do colaborador, mas nem sempre isso é possível. Isso porque, muitas vezes o trabalhador acaba fazendo uso do valor recebido, sem sequer perceber (quando o crédito ocorre em conta corrente, e a mesma se encontra com débitos no cheque-especial, por exemplo). 

Como alternativa é possível trabalhar com descontos mensais na própria folha de pagamento, até que o valor seja totalmente ressarcido.

O fato é que, em qualquer situação, é preciso avaliar o que diz a legislação quanto a devolução do valor para a empresa, já que o colaborador recebeu o valor de forma involuntária. É sobre isso que falaremos no próximo tópico. 

O que diz a lei sobre o desconto em folha?

A lei trabalhista nada diz sobre a possibilidade de descontar do trabalhador os valores que foram pagos incorretamente.

Mas é possível apoiar-se na lei do artigo 462 da CLT. Nela, é alegado que é permitido o desconto de adiantamento no salário. Contudo, segundo a Lei 10.820/ 2003 destinada à empréstimos, a quantia de dinheiro destinado para esse tipo de desconto tem de ser correspondente ao valor de 30% do salário líquido do colaborador. 

Isso significa que o acordo de devolução – considerando o crédito como um “adiantamento” – pode ser feito, mas o valor do desconto deve obedecer a regra dos 30%.

O colaborador precisa concordar com o desconto da devolução?

Esse é um item muito delicado, pois apesar do erro ter sido involuntário por parte do colaborador, ou seja, uma falha da empresa, é louvável que ele esteja ciente do desconto que ocorrerá nos próximos em seu salário. 

Busque firmar com ele um contrato em que o pagamento indevido é reconhecido, e que ambas as partes determinem uma maneira de realizar a compensação à empresa.

Como evitar eventuais erros na folha de pagamento

Como já falamos anteriormente, há vários motivos que podem ocasionar erros na folha de pagamento: desorganização, erro bancário, falha nas transações e muitos outros. Sendo que a causa mais comum que favorece esse erro é a falta de organização do setor financeiro ou do RH. 

É preciso entender que para muitas empresas, uma falha dessa dimensão pode comprometer o orçamento, cujos valores estavam planejados para outros fins: novos projetos, treinamentos, entre outras possibilidades de investimento. 

O fato é que, o pagamento em duplicidade feito para um colaborador é preocupante e deve ser investigado e resolvido o mais rápido possível, a fim de evitar que o problema se repita. 

Dito isso, a empresa deve se atentar e averiguar os processos internos, até mesmo os que antecedem a folha de pagamento, em busca de falhas durante ou após o fechamento. 

Uma forma de evitar erros na folha de pagamento de uma vez por todas, é terceirizar a folha da sua empresa. Isso porque, ao optar pela terceirização da folha de pagamento, a empresa deixa de ter algumas responsabilidades, garantindo assim maior economia sem perder a qualidade do serviço. Vamos explicar melhor.

Vantagens da terceirização da folha de pagamento

Sabemos que a folha de pagamento é, sem dúvidas, uma das atividades mais complexas contidas dentro do setor de RH, devido a isso, muitas empresas têm optado por terceirizar esse serviço, repassando a tarefa à empresa de contabilidade parceira.

É uma opção prática e mais econômica se comparada à contratação de um funcionário ou à criação de uma área específica na empresa para cuidar da folha.

Veja abaixo algumas razões que podem te ajudar a tomar essa decisão:

• A empresa não precisará possui um Departamento Pessoal próprio; 
• Essencial para um cálculo de impostos e benefícios de forma correta; 
• Custo abaixo do valor de mercado para contratação de um funcionário específico; 
• Economia de tempo para completar todo o processo de trabalho;  
• Conformidade com a legislação trabalhista; 
• Maior segurança de dados relacionados a Folha de pagamento; 
• Empresário passa a focar na atividade do seu negócio;
• Menor índice de falhas e pagamentos em duplicidade.

Leia também: Porque contratar um escritório de contabilidade deve fazer parte do plano de abertura da sua empresa

A CBP pode te ajudar com a sua folha  de pagamento

Com um Know How de mais de 25 anos, a CBP busca uma aliança entre a Tecnologia e os processos de um escritório contábil, agregando valor aos clientes nas principais áreas de gestão das empresas. 

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